英語で報告書やレポートを書く方法

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英語で報告書やレポートなどのまとまった文章を書く時のコツをお伝えします。

英語で報告書やレポートを書く際には、

  • 「結論から書く」
  • 「(結論を支える)要点を書く」

が基本の形です。この枠組みに沿って書くと、自分も書きやすく相手も読みやすい文章になります。 日本語と同じですね。そして、複雑な文章を書いたとしても、どこまで行ってもこの「結論→要点」 の構成は変わりません。ですので、 「結論→要点」という流れで文章を書くようにしましょう。

英語で文章を書くのは難しいと感じる場合、思考の整理も踏まえてまずは日本語でこれらを書き出してみましょう。

日本語

結論:
製品Aの販売成績が好調である。

要点(理由):

  • 製品Aは最近の技術が取り入れられており、市場でめずらしい。
  • 既存顧客、潜在顧客のニーズにマッチしている。
  • 競合他社はまだ対抗製品を投入できていない。

日本語で伝えたい内容を整理できたら、英語に書き換えていきましょう。

英語

Conclusion:
The sales of Product A is doing well(growing).

Summary:

  • Product A is developed based on the latest(state-of-the-art) technology and it is unique in the market.
  • It meets existing and potential customers’ needs.
  • Competitors have not released counter products yet.

ここまでで、箇条書きになりました。箇条書きでも OK であれば、このままメールなりで送ってしまってもいいかと思います。文章に変換すると、次のように書くことができます。

The sales of Product A is doing well. We identify several reasons behind that. The product is developed based on the latest technology and it is unique in the market. While it meets existing and potential customers’ needs, competitors have not released counter products yet. Hence the sales of the product is growing.

今回は短めの文章を例として挙げていますが、文章が長くなる場合には、結論を最後に改めて言及することで読み手に伝わりやすい文章になります。報告書やレポートを書き上げる際にも、「結論から書く」、「(結論を支える)要点を書く」 ことを意識することでまとまりのある文章を書くことができます。

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