エンジニア職で、ミーティングの司会進行を依頼され、ミーティングの司会がうまく行かない、どんなふうにミーティングを進行すればよいのかが分からない、という方は結構多いのではないでしょうか。私自身、初めの頃はどんなふうにミーティングを司会進行すればよいのかが分からず悩む時期がありました。そんな方に贈る、ミーティングの司会進行に役立つ要点と考え方を紹介します。
ミーティングに参加者として出席する場合、意見を求められたタイミングで発言しておけば OK だったりします。しかし、いざ進行役になると、発言だけをしておけばよいというわけにはいきません。ここでは、「ミーティングの目的とは？」、「ミーティング前に」、「ミーティングの準備」、「ミーティングの実施」を中心に、流れを説明します。これを読めばあなたもミーティングの司会進行が怖くなくなるはずです！
ミーティングの目的とは？
ミーティングの目的は大きく分けて二つがあります。
１．情報共有を行う。
２．意思決定を行う。
この記事では、特に２の意思決定を目的としたミーティングをスムーズに実施する方法をお伝えします。
ミーティングの準備
ミーティングはあくまでも意思決定を行うための手法の一つに過ぎません。意思決定を行うということは、日常教務の中で、何らかの意思決定をする必要のある課題や懸案があるはずです。つまり、ミーティングを行う意図や、ミーティングが実施される業務の大枠をまずはとらえる必要があります。
- プロジェクトで遅延が生じており、どのように調整を行うべきかを議論する。
- 顧客からの追加要望に対して、どのように対応するかを検討する。
のように、ミーティングを通じて解決・合意形成したい事項があるはずです。この点を明確にしましょう。また、意思決定をすることで前進する業務そのものを大掴みに理解しておくのが望ましいです。なぜならば、その業務における課題は、ミーティング以外でも解決できる可能性があるからです。ミーティングの実施そのものが儀式や目的化してしまっては効果的な意思決定を行うことはできません。
つまり、担当業務の大局を見て、課題に対する手札としてミーティングを実施するということを常に意識しましょう。
ここまでの思考を踏まえ、ミーティング準備の段階で下記を明確化しておきましょう。
- 意思決定することで前進する業務の大枠は何か？
- ミーティングを通じて解決したい特定の課題は何か？
- 想定される着地点（意思決定の結果）はどのようなものか？
最後の「想定される着地点」については、予め用意できていると、誰も発言をしない時に自分で議論を進めていくことができるようになるのでおすすめです。但し、議論を重ねるべき事項に対して、結論ありきの態度で臨んでしまうと思考の幅が狭くなってしまいます。あくまでもミーティングの補助として用意しておくのがよいでしょう。
ミーティングの実施
ミーティング実施時には、意思決定を下したい議題に対して、参会者の意見を募るようにしましょう。ご自身で予めそれらしい着地点が見出されている場合、想定される意思決定内容を参加者に示したうえで、賛成・反対意見を募ります。その上で、参加者の総意を導き出します。
ミーティング後のアクション
ミーティングで意思決定がなされると、多くの場合、自ずと次のやるべきことが明らかになります。先の例ですと、プロジェクトの遅延に対してどのように対処するのかを議論した結果、顧客に遅延を受け入れてもらう、遅延を挽回するべく人的リソースを追加投入するなどの、次のアクションが導き出されるはずです。
さいごに
ここまで、ミーティングの司会進行が苦手なエンジニアが知っておくべき要点をお伝えしました。エンジニアの方は、業務の性質上、日常業務を正確・精緻に進める傾向があるかと思いますが、上記の大枠を理解した上で、70% - 80% の出来で OK という気持ちで取り組んでみてください。回数をこなすとご自身のスタイルが確立されると思います！